Ganzheitliche Beratung zur rechtssicheren Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz sind Unternehmen verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten und die eingehenden Meldungen nach den Vorgaben des Gesetzes zu bearbeiten. Sie haben insbesondere sicherzustellen, dass die Meldungen vertraulich behandelt werden und Hinweisgeber vor negativen Konsequenzen geschützt sind. Anderenfalls drohen unter anderem empfindliche Bußgelder und Reputationsverlust.

Mit KLIEMT.Whistleblowing unterstützen wir Sie bei der rechtssicheren Umsetzung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes und decken bei Bedarf auch weitere compliance-relevante Themen mit ab.

errichtung interner
meldestellen
V

50 – 249 Beschäftigte:
ab 17. Dezember 2023

ab 250 Beschäftigte:
ab 2. Juli 2023

fristen
V

Bestätigung des Eingangs:
7 Tage

Rückmeldung:
3 Monate

Löschung der Dokumentation:
3 Jahre

Vertraulichkeit
V

Wahrung der Vertraulichkeit der Idendität:
des Hinweisgebers
der in einer Meldung genannten Person

repressalienverbot
V

Keine Repressalien gegen den
Hinweisgeber (Abmahnung,
Kündigung, etc.)

Beweislastumkehr

Unser Beratungsangebot
Unser Beratungsangebot im Bereich Whistleblowing & Compliance
Implementierung
Case-Management
Interne Untersuchung
Abhilfe

Implementierung

Im Rahmen der Implementierung eines den neuen Vorgaben entsprechenden Hinweisgebersystems unterstützen wir Sie insbesondere in folgenden Bereichen:

  • Strategische Beratung
    Strategische rechtliche Beratung zugeschnitten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, einschließlich der Identifikation erforderlichen Handlungsbedarfs und Entwicklung einer maßgeschneiderten Umsetzungsstrategie nach geltenden gesetzlichen Regelungen und Standards.
  • Check-up aktueller Systeme
    Überprüfung bestehender Hinweisgebersysteme im Hinblick auf Konformität mit den gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes und Identifizieren etwaigen Anpassungsbedarfs.
  • Auswahl und Einrichtung des passenden Systems
    Beratung zu effizientem vollständigen Outsourcing des Themas Whistleblowing in Ihrem Unternehmen oder Unterstützung bei der Einrichtung einer internen Meldestelle in Ihrem Unternehmen; Erarbeitung der für Ihr Unternehmen passenden Lösung mit Unterstützung bei Planung und Konzeption sowie der anschließenden Implementierung (interne Abläufe, Policies etc.).
  • Technische Umsetzung
    Unterstützung auch bei der technischen Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen durch geeignete Dienstleister, z.B. durch Einsatz der EQS Integrity Line, die als Cloud-Lösung unabhängig von der IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens betrieben werden kann.
  • Kombination mit Verfahren nach LkSG, AGG
    Einrichtung eines Meldekanals durch einen geeigneten Dienstleister auch für Beschwerdeverfahren nach LkSG und AGG.
  • Beschäftigtendatenschutz
    Beachtung aller Anforderungen des Beschäftigtendatenschutzes (DS-GVO und BDSG) und Erstellung entsprechender Dokumentation.
  • Beteiligung Betriebsrat
    Unterstützung bei der rechtzeitigen Beteiligung des Betriebsrates und Ausstatten mit den erforderlichen Dokumenten (insb. Betriebsvereinbarungen).
  • Schulungen
    Maßgeschneiderte Schulungen für Meldestellenbeauftragte, HR- und Compliance-Verantwortliche sowie Mitarbeiter und Führungskräfte.
  • Kommunikation
    Unterstützung bei der Kommunikation als Teil eines ganzheitlichen Konzeptes zur erfolgreichen Einführung Ihres Hinweisgebersystems.

Interne Untersuchung

Wir unterstützen Sie – bei Bedarf unterstützt durch erfahrene Experten anderer Fachrichtungen und Dienstleister –, wenn ein eingegangener Hinweis die Durchführung einer internen Untersuchung zur Aufarbeitung des Sachverhalts erfordert:

  • Scope und Planung
    Planung interner Untersuchungen, um diese effektiv und effizient durchzuführen; mandatsorientiertes Projekt- und Prozessmanagement; Berücksichtigung der Schnittstellen zu anderen relevanten Rechtsgebieten wie Strafrecht, Datenschutzrecht, Kartellrecht, Vergaberecht oder IP-Recht und bei Bedarf Einbindung erfahrener Experten auf diesen Gebieten.
  • Mitarbeiterbefragungen
    Unterstützung bei Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeiterbefragungen durch erfahrene Anwälte unter Wahrung aller relevanten Vorgaben und Betroffenenrechte.
  • Unterlagen-Screening
    Strategische und rechtliche Beratung zum Umgang mit dem Screening von Unterlagen durch erfahrene Rechtsanwälte, sowie Unterlagen-Screening durch externe Dienstleister, bei Bedarf unter Nutzung von etablierten IT-Forensiksystemen oder Legal-Tech-Tools.
  • Beteiligung Betriebsrat
    Unterstützung bei der rechtzeitigen Beteiligung des Betriebsrates und Ausstatten mit den erforderlichen Dokumenten.
  • Umgang mit Behörden
    Kompetente Beratung beim Umgang mit Behörden.

Case-Management

Bei Bedarf beraten wir Sie rechtlich auch im Hinblick auf das Case-Management eingehender Hinweise:

  • Erstcheck
    Rechtliche Validierung eingehender Hinweise, insbesondere im Hinblick auf den gesetzlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes und möglichen Handlungsbedarf.
  • Plausibilitätskontrolle
    Erste Prüfung eingehender Hinweise zur Belastbarkeit der Aussagen.
  • Kontakt mit Hinweisgeber
    Geschulter Umgang und Kontakt mit Hinweisgebern, wenn beispielsweise zur Prüfung und Bewertung des Falles weitere Informationen erforderlich sind.
  • Fristen- und Rückmeldungsmanagement
    Fristen- und Rückmeldungsmanagement entsprechend der gesetzlichen Reaktions- und Bearbeitungsfristen.
  • Bericht mit Handlungsempfehlung
    Rechtssichere Bewertung des eingegangenen Hinweises und Handlungsempfehlung; arbeitsrechtliche Absicherung der erforderlichen Folgemaßnahmen.
  • Reporting
    Statistische und rechtliche Auswertung der eingegangenen Hinweise im Einklang mit Vorgaben zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz.

Abhilfe

Wir beraten und unterstützen Sie, wenn es darum geht, die richtigen Konsequenzen zu ziehen, insbesondere bezogen auf die Ahndung und das Abstellen festgestellten Fehlverhaltens:

  • Arbeitsrechtliche Maßnahmen
    Umfassende und kompetente Beratung zu arbeitsrechtlichen Folgemaßnahmen, konkrete Handlungsempfehlungen und Unterstützung bei der Umsetzung.
  • Compliance-Management
    Entwicklung und Unterstützung Ihres Unternehmens bei der Erstellung oder Anpassung maßgeschneiderter Compliance-Management-Systeme zur Vermeidung künftiger Compliance-Verstöße.
  • Behördliche Verfahren
    Vertretung gegenüber Behörden und Führen behördlicher Verfahren.
  • Schadensersatzansprüche
    Frühzeitige Prüfung möglicher Schadensersatzansprüche und Unterstützung bei deren Durchsetzung.

Implementierung

Im Rahmen der Implementierung eines den neuen Vorgaben entsprechenden Hinweisgebersystems unterstützen wir Sie insbesondere in folgenden Bereichen:

  • Strategische Beratung
    Strategische rechtliche Beratung zugeschnitten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, einschließlich der Identifikation erforderlichen Handlungsbedarfs und Entwicklung einer maßgeschneiderten Umsetzungsstrategie nach geltenden gesetzlichen Regelungen und Standards.
  • Check-up aktueller Systeme
    Überprüfung bestehender Hinweisgebersysteme im Hinblick auf Konformität mit den gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes und Identifizieren etwaigen Anpassungsbedarfs.
  • Auswahl und Einrichtung des passenden Systems
    Beratung zu effizientem vollständigen Outsourcing des Themas Whistleblowing in Ihrem Unternehmen oder Unterstützung bei der Einrichtung einer internen Meldestelle in Ihrem Unternehmen; Erarbeitung der für Ihr Unternehmen passenden Lösung mit Unterstützung bei Planung und Konzeption sowie der anschließenden Implementierung (interne Abläufe, Policies etc.).
  • Technische Umsetzung
    Unterstützung auch bei der technischen Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen durch geeignete Dienstleister, z.B. durch Einsatz der EQS Integrity Line, die als Cloud-Lösung unabhängig von der IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens betrieben werden kann.
  • Kombination mit Verfahren nach LkSG, AGG
    Einrichtung eines Meldekanals durch einen geeigneten Dienstleister auch für Beschwerdeverfahren nach LkSG und AGG.
  • Beschäftigtendatenschutz
    Beachtung aller Anforderungen des Beschäftigtendatenschutzes (DS-GVO und BDSG) und Erstellung entsprechender Dokumentation.
  • Beteiligung Betriebsrat
    Unterstützung bei der rechtzeitigen Beteiligung des Betriebsrates und Ausstatten mit den erforderlichen Dokumenten (insb. Betriebsvereinbarungen).
  • Schulungen
    Maßgeschneiderte Schulungen für Meldestellenbeauftragte, HR- und Compliance-Verantwortliche sowie Mitarbeiter und Führungskräfte.
  • Kommunikation
    Unterstützung bei der Kommunikation als Teil eines ganzheitlichen Konzeptes zur erfolgreichen Einführung Ihres Hinweisgebersystems.

Case-Management

Bei Bedarf beraten wir Sie rechtlich auch im Hinblick auf das Case-Management eingehender Hinweise:

  • Erstcheck
    Rechtliche Validierung eingehender Hinweise, insbesondere im Hinblick auf den gesetzlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes und möglichen Handlungsbedarf.
  • Plausibilitätskontrolle
    Erste Prüfung eingehender Hinweise zur Belastbarkeit der Aussagen.
  • Kontakt mit Hinweisgeber
    Geschulter Umgang und Kontakt mit Hinweisgebern, wenn beispielsweise zur Prüfung und Bewertung des Falles weitere Informationen erforderlich sind.
  • Fristen- und Rückmeldungsmanagement
    Fristen- und Rückmeldungsmanagement entsprechend der gesetzlichen Reaktions- und Bearbeitungsfristen.
  • Bericht mit Handlungsempfehlung
    Rechtssichere Bewertung des eingegangenen Hinweises und Handlungsempfehlung; arbeitsrechtliche Absicherung der erforderlichen Folgemaßnahmen.
  • Reporting
    Statistische und rechtliche Auswertung der eingegangenen Hinweise im Einklang mit Vorgaben zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz.

Interne Untersuchung

Wir unterstützen Sie – bei Bedarf unterstützt durch erfahrene Experten anderer Fachrichtungen und Dienstleister –, wenn ein eingegangener Hinweis die Durchführung einer internen Untersuchung zur Aufarbeitung des Sachverhalts erfordert:

  • Scope und Planung
    Planung interner Untersuchungen, um diese effektiv und effizient durchzuführen; mandatsorientiertes Projekt- und Prozessmanagement; Berücksichtigung der Schnittstellen zu anderen relevanten Rechtsgebieten wie Strafrecht, Datenschutzrecht, Kartellrecht, Vergaberecht oder IP-Recht und bei Bedarf Einbindung erfahrener Experten auf diesen Gebieten.
  • Mitarbeiterbefragungen
    Unterstützung bei Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeiterbefragungen durch erfahrene Anwälte unter Wahrung aller relevanten Vorgaben und Betroffenenrechte.
  • Unterlagen-Screening
    Strategische und rechtliche Beratung zum Umgang mit dem Screening von Unterlagen durch erfahrene Rechtsanwälte, sowie Unterlagen-Screening durch externe Dienstleister, bei Bedarf unter Nutzung von etablierten IT-Forensiksystemen oder Legal-Tech-Tools.
  • Beteiligung Betriebsrat
    Unterstützung bei der rechtzeitigen Beteiligung des Betriebsrates und Ausstatten mit den erforderlichen Dokumenten.
  • Umgang mit Behörden
    Kompetente Beratung beim Umgang mit Behörden.

Abhilfe

Wir beraten und unterstützen Sie, wenn es darum geht, die richtigen Konsequenzen zu ziehen, insbesondere bezogen auf die Ahndung und das Abstellen festgestellten Fehlverhaltens:

  • Arbeitsrechtliche Maßnahmen
    Umfassende und kompetente Beratung zu arbeitsrechtlichen Folgemaßnahmen, konkrete Handlungsempfehlungen und Unterstützung bei der Umsetzung.
  • Compliance-Management
    Entwicklung und Unterstützung Ihres Unternehmens bei der Erstellung oder Anpassung maßgeschneiderter Compliance-Management-Systeme zur Vermeidung künftiger Compliance-Verstöße.
  • Behördliche Verfahren
    Vertretung gegenüber Behörden und Führen behördlicher Verfahren.
  • Schadensersatzansprüche
    Frühzeitige Prüfung möglicher Schadensersatzansprüche und Unterstützung bei deren Durchsetzung.
Warum KLIEMT.Whistleblowing?
Unser Rundum-
sorglos-Paket


KLIEMT.Whistleblowing bietet Ihnen die Möglichkeit, die rechtssichere Umsetzung der Vorgaben nach dem Hinweisgeberschutzgesetz in unsere Hand zu legen. Mit der Hilfe erfahrener externer Dienstleister unterstützen wir Sie dabei, eine digitale Hinweisgeberplattform in Ihrem Unternehmen zu implementieren und beraten Sie zum rechtssicheren Umgang mit eingehenden Meldungen genauso wie bei der Durchführung interner Untersuchungen und der Ahndung etwaiger Verstöße.

Unsere
Flexibilität


Mit unserem erfahrenen Team können wir Ihrem Unternehmen nicht nur eine ganzheitliche Rechtsberatung bieten, sondern Sie je nach Bedarf auch nur in einzelnen Phasen oder bei ausgewählten Teilbereichen rechtlich beraten. Wir stimmen mit Ihnen gezielt für Ihr Unternehmen ab, was Sie benötigen und wie wir Sie am besten unterstützen – von der Implementierung bis zur Aufarbeitung.

Unsere
Erfahrung

Als Innovationsführer im Arbeitsrecht in Deutschland greifen wir auf ein breites Spektrum an Erfahrung in der rechtlichen und strategischen Begleitung von compliance-relevanten Rechtsfragen zurück, das wir bereits lange vor den jüngsten gesetzlichen Entwicklungen aufbauen konnten. Unsere rund 85 Anwälte wissen genau, was zu tun ist, wenn in einem Unternehmen Fehlverhalten gemeldet wird.

Mögliche Cloud-Lösung für Ihr Hinweisgebersystem

Bei Bedarf organisieren wir die rechtliche und technische Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes. So bietet beispielsweise unser Kooperationspartner EQS mit der Integrity Line die führende Cloud-Lösung für Hinweisgebersysteme an. Diese ermöglicht Mitarbeitern, mögliche Missstände im Unternehmen auf sichere und vertrauliche Weise zu melden..

Die Vorteile der EQS Integrity Line auf einen Blick:

  • Einhaltung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes
  • Sicheres Hosting Ihrer Daten in Deutschland
  • ISO 27001-zertifiziert und DS-GVO-konform
  • Meldeprozess in > 80 Sprachen und zertifizierte Barrierefreiheit
  • Echtzeitcharts und Reporting
  • Vollständige Anonymität für Hinweisgeber
  • Hohe Flexibilität in der Umsetzung von Konzernmeldewegen
  • Fortlaufende Dokumentation und Revisionssicherheit
  • Schlüsselfertiges System mit hochwertigen Standard-Features
> MEHR
KLIEMT.blog
Ihre Ansprechpartner

Dr. Anja Dachner
Rechtsanwältin, Partnerin
Fachanwältin für Arbeitsrecht
T +49 (0) 89 2123103-300
E anja.dachner@kliemt.de

Ferdinand Groß
Rechtsanwalt, Partner
Fachanwalt für Arbeitsrecht
T +49 (0) 69 710410-0
E ferdinand.gross@kliemt.de

Dr. Jan Heuer
Rechts­an­walt, Principal Counsel
Fachanwalt für Arbeitsrecht
T +49 (0) 221 650509-0
E jan.heuer@kliemt.de

Jörn-Philipp Klimburg, LL.M.
Rechts­an­walt, Principal Counsel
Fachanwalt für Arbeitsrecht
T +49 (0) 211 88288-0
E joern.klimburg@kliemt.de

International aufgestellt?


Für international aufgestellte Unternehmen bieten wir grenzüberschreitende Lösungen rund um das Thema Hinweisgeberschutz. Gemeinsam mit unseren Partnerkanzleien in der Ius Laboris Alliance bringen wir Expertise aus mehr als 50 Ländern zusammen und können damit alle regionalen Besonderheiten bewältigen.

> Nähere Infos hier

Events
Kommende und bereits durchgeführte Veranstaltungen
Wann dürfen wir
Sie willkommen
heißen?
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FAQ

 
Wer muss nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine Meldestelle einrichten?

Das Hinweisgeberschutzgesetz setzt die Vorgaben der sogenannten EU-Whistleblower-Richtlinie in Deutschland um. Es ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten..
Damit gilt:

  • Ab 2. Juli 2023: Alle Unternehmen ab 250 Beschäftigten müssen ein Hinweisgebersystem, also sichere und zuverlässige Kanäle für die interne Meldung von Verstößen, einrichten. Für Finanzinstitute (Kredit-, Finanzdienstleistungs- und Wertpapierinstitute, Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger, Kapitalverwaltungsgesellschaften etc.) gilt diese Pflicht unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
  • Ab 17. Dezember 2023: Alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen ein Hinweisgebersystem einrichten.

Die Schwellenwerte sind unternehmensbezogen, es kommt also auf die Mitarbeiterzahl in der jeweiligen „Legal Entity“,d.h. bei der jeweiligen juristischen Person, an.

 
Was passiert, wenn keine interne Meldestelle eingerichtet wird?

Die unterbliebene oder nicht rechtzeitige Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit:

  • Ab 1. Dezember 2023: Allen Unternehmen ab 250 Beschäftigten und Finanzinstituten, die noch kein Hinweisgebersystem eingerichtet haben, droht ab jetzt ein Bußgeld in Höhe von 20.000 €.
  • Ab 17. Dezember 2023: Alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen ein Hinweisgebersystem einrichten, auch ihnen droht ab jetzt ein Bußgeld in Höhe von 20.000 €.

Zudem riskiert man, dass sich Hinweisgeber an Behörden, z. B. an die beim Bundesamt für Justiz eingerichtete externe Meldestelle des Bundes, wenden. Sollte diese nicht reagieren, dürfen sich Hinweisgeber künftig legal an Öffentlichkeit und Medien wenden. Damit können naturgemäß erhebliche Risiken für das Unternehmensimage einhergehen.

 
Was muss nach dem Eingang einer Meldung passieren?

Eingehende Meldungen müssen dokumentiert und drei Jahre aufbewahrt werden. Für die Bearbeitung von Meldungen müssen folgende Aspekte beachtet werden:

  • Bestätigung des Eingangs der Meldung spätestens nach sieben Tagen.
  • Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt.
  • Prüfung der Meldung auf Plausibilität und rechtliche Validierung des Hinweises.
  • Falls erforderlich: Dialog mit dem Hinweisgeber und Ersuchen um weitere Informationen.
  • Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Rückmeldefristen, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung bei der internen Meldestelle.
  • Rückmeldung zu geplanten sowie bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie den Gründen für diese.
 
Wer wird durch das Hinweisgeberschutzgesetz geschützt?

Wie der Name bereits sagt, schützt das Gesetz Hinweisgeber, auch Whistleblower genannt. Grundsätzlich wird jeder, der über das Hinweisgebersystem einen Missstand melden kann, geschützt. Diese Meldemöglichkeit muss für Beschäftigte des Unternehmens und überlassene Leiharbeitnehmer bestehen. Auf freiwilliger Basis kann das Hinweisgebersystem auch für Externe geöffnet werden, wie zum Beispiel Kunden oder Lieferanten.
Neben dem Hinweisgeber sind geschützt:

  • Personen, die den Hinweisgeber bei einer Meldung im beruflichen Zusammenhang vertraulich unterstützt haben,
  • Personen, die mit dem Hinweisgeber in Verbindung stehen und im beruflichen Zusammenhang Repressalien erlitten haben,
  • Juristische Personen (z. B. GmbH) oder rechtsfähige Personengesellschaften (z. B. OHG), die – vereinfacht gesagt – mit der hinweisgebenden Person in Verbindung stehen.

Last but not least werden auch Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung sind. Für diese Personen ist der Schutz jedoch begrenzt. Er beschränkt sich hauptsächlich auf die Vertraulichkeit der Identität.

 
Wann besteht der Schutz nach dem Hinweisgeberschutzgesetz?

Der Schutz gilt nur, wenn der Hinweisgeber bei Abgabe seines Hinweises hinreichend Grund zu der Annahme hatte, dass seine Meldung der Wahrheit entspricht und der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt.

Dem Hinweisgeber kann also selbst bei unzutreffenden Angaben Schutz zukommen, solange er seinen Hinweis in gutem Glauben abgegeben hat. Die Gesetzesbegründung konkretisiert die Anforderungen an die Gutgläubigkeit. Danach müssen tatsächliche Anhaltspunkte für einen Verstoß vorliegen. Bloße Gerüchte oder Spekulationen genügen nicht.

 
Was müssen Unternehmen bei der Umsetzung beachten?

Für Personal- und Compliance-Verantwortliche, die sich bislang noch nicht mit dem Thema beschäftigt haben, wird es jetzt höchste Zeit.

Insbesondere Unternehmen ab 250 Beschäftigten (und Finanzinstituten unabhängig von der Mitarbeiterzahl) bleibt nicht mehr viel Zeit, um die neuen Vorgaben zu erfüllen.

Die unterbliebene oder nicht rechtzeitige Einrichtung eines Hinweisgebersystems wird zwar erst voraussichtlich ab 01. November 2023 bußgeldbewehrt sein. Doch unabhängig hiervon gelten die neuen Vorgaben bereits ab Inkrafttreten des Gesetzes, also voraussichtlich Ende Juni 2023. Wer sich bis November Zeit lässt, ist somit nicht nur vorerst „non-compliant“, sondern riskiert auch, dass sich Hinweisgeber in der Zwischenzeit an Behörden wenden. Wenn diese nicht reagieren, dürfen sich Hinweisgeber künftig auch legal an Öffentlichkeit und Medien wenden.

Unternehmensverantwortliche sollten daher – soweit noch nicht vorhanden – zügig ein Hinweisgebersystem einführen (Achtung: Beteiligungsrechte des Betriebsrats) bzw. ein etwaig vorhandenes System, z. B. eine Whistleblower-Hotline, auf die Einhaltung der neuen Vorgaben hin überprüfen.